1. Monitor all project activities, including training, and ensure the availability of all necessary resources and requirements to guarantee the success of workshops.

2. Responsible for providing all logistical needs within the project.

3. Accurately implement procurement and logistics policies and procedures, ensuring the completeness and integrity of all necessary procurement documents, and their proper and sequential storage and archiving.

4. Collaborate with the project team to assess procurement and logistics needs in accordance with project objectives and to ensure the quality of project activities.

5. Prepare procurement and logistics forms, draft service contracts, provide the field team with these forms, and train them on their use.

6. Execute procurement operations according to purchase requests, specifications, and approved procurement methods.

7. Prepare procurement minutes and complete the required procedures.

8. Prepare, process, and follow up on requests for quotations related to project activities.

9. Conduct negotiations and procurement processes effectively, considering price, quality, deadlines, and conditions.

10. Participate in preparing technical specifications and tender documents. 11. Preparing purchase orders and necessary contracts, and completing all required purchase guarantees.

12. Conducting technical inspections, tracking invoices, verifying deliveries, recording them, and submitting them to the finance department.

13. Implementing supplier qualification processes, participating in the selection of qualified suppliers, and updating the supplier and service provider database.

14. Monitoring procurement activities and coordinating internally and externally to ensure the safe transport of materials and their timely arrival.

15. Identifying and managing risks in the supply chain and procurement.

16. Creating an asset database.

17. Preparing periodic and requested procurement reports.

18. Developing security and protection tools for procurement and logistics operations to ensure safe and seamless execution.

19. Providing the field team with the required forms.

20. Monitoring and reviewing monthly employee reports and activity reports to ensure their accuracy and completeness.

21. Preparing and archiving relevant periodic and monthly reports, both in hard copy and electronically. 22. Train all staff on job-related updates and forms.

23. Submit proposals and recommendations to the project management that contribute to developing and improving project outputs.

24. Provide support in organizing project activities and events.

25. Record, manage, and store program data, information, and reports in a secure and easily retrievable manner, ensuring data is not lost.

26. Archive all supporting documents for the above-mentioned tasks and reports, both in hard copy and electronically.

27. Commit to developing personal skills in the same job area to ensure high-quality service delivery.

28. Adhere to the (Code of Conduct, Conflict of Interest, Anti-Corruption, Security and Safety, Safeguarding and Protection, Child Protection, Disciplinary Regulations, Whistleblowing Policy, and the Policy for Preventing Exploitation, Abuse, and Harassment and Zero Tolerance for Such Practices) of the Yemeni Women's Union.

29- Adherence to the reporting mechanism for any abuse, exploitation, harassment, or other misconduct that beneficiaries or employees may experience from any employee of the Union, service providers, or suppliers, and reporting any violations committed by suppliers and service providers. All allegations of misconduct must be reported immediately, within 24 hours, via the hotline (8000999) or the following email address (grievance@yemenwu.org) of the Yemeni Women's Union.

30- Any other duties within the scope of the position.

1-متابعة كافة انشطة المشروع منها التدريب والتاكد من توفر كافة الموارد والمتطلبات اللازمة لضمان نجاح ورش العمل.

2-مسؤول عن توفير كافة الاحتياجات اللوجستية ضمن المشروع.

3-تنفيذ سياسات واجراءات الشراء والشؤون اللوجستية بدقة والتأكد من اكتمال وسلامة المستندات اللازمة لعملية الشراء وحفظها وأرشفتها بطريقة ملائمة ومتسلسلة.

4-التعاون مع فريق المشروع لتقدير الاحتياجات الخاصة بالمشتريات والشؤون اللوجستية بما يتوافق مع اهداف المشروع ويضمن جودة تنفيذ انشطة المشروع.

5-اعداد النماذج الخاصة بالمشتريات والشؤون اللوجستية وصياغة العقود الخدمية وتزويد الفريق الميداني بالنماذج وتدريبهم عليها.

6-تنفيذ عمليات الشراء طبقاً لطلبات الشراء والمواصفات وطرق الشراء المعتمدة .

7-التحضير لمحاضر المشتريات واستكمال الاجراءات المطلوبة.

8-اعداد طلبات عروض الاسعار وتفريغها ومتابعتها الخاصة بانشطة المشروع.

9-تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة فعلية من السعر والجودة والمواعيد والشروط.

10- المشاركة في اعداد المواصفات الفنية وكذا اعداد وثائق المناقصات.

11- اعداد اوامر الشراء والعقود اللازمة واستكمال الضمانات الخاصة بالمشتريات.

12- القيام بالفحوصات الفنية ومتابعة الفواتير والتأكد من التوريد وتسجيلها وإرسالها للمالية.

13- تنفيذ عمليات تاهيل الموردين والمشاركة في اختيار الموردين المؤهلين وتحديث قاعدة بيانات الموردين ومقدمي الخدمات.

14- متابعة اعمال التوريد الخاصة بالمشتريات والتنسيق داخليا وخارجيا لضمان نقل آمن للمواد و الوصول في الوقت المحدد.

15- تحديد و ادارة المخاطر في سلسلة التوريد و الشراء.

16- اعداد قاعدة بيانات خاصة بالاصول.

17- اعداد تقارير المشتريات الدورية والتي يتم طلبها.

18- اعداد ادوات الصون والحماية لعمليات المشتريات والشؤون اللوجستية لضمان التنفيذ الامن والسلس.

19-  تزويد الفريق الميداني بالنماذج المطلوبة.

20-متابعة رفع تقارير الموظفين الشهرية وتقارير الانشطة ومراجعتها لضمان سلامتها وصحتها.

21-اعداد التقارير الدورية والشهرية ذات العلاقة بالوظيفة وارشفتها ورقيا والكترونيا.

22-تدريب كافة الموظفين على التحديثات والنماذج ذات العلاقة بالوظيفة.

23-الرفع الى ادارة المشروع بالمقترحات والتوصيات التي تسهم في تطوير وتحسين مخرجات المشروع.

24- تقديم الدعم في تنظيم الأنشطة والفعاليات الخاصة بالمشروع.

25-تسجيل وإدارة وحفظ بيانات ومعلومات وتقارير البرنامج بطريقة آمنة وسهلة الاسترجاع وضمان عدم فقد البيانات.

26-ارشفة جميع وثائق مؤيدات تنفيذ المهام المذكورة اعلاه و التقارير ورقيا والكترونيا.

27- الالتزام بتنمية القدرات الذاتية في نفس المجال الوظيفة لضمان تقديم الخدمات بجودة عالية.

28- الالتزام بـ (مدونة قواعد السلوك، تضارب المصالح مكافحة الفساد، الامن والسلامة ،الصون والحماية وحماية الطفل ولائحة الجزاءات وسياسة الابلاغ وحماية المبلغين وسياسة منع الاستغلال والانتهاك والتحرش وعدم التسامح بذلك) الخاص باتحاد نساء اليمن.

29- الالتزام بالية الابلاغ عن أي إساءة او استغلال او تحرش او اي سوء سلوك اخر قد يتعرض له احد المستفيدين او الموظفين من أي موظف تابع للاتحاد او مقدمي الخدمات او الموردين والابلاغ عن اي انتهاكات تحدث من قبل الموردين ومقدمي الخدمات.ويتم الابلاغ بشكل فوري خلال 24 ساعة من مزاعم سوء السلوك والاتصال عبر الخط الساخن (8000999) او عبر الايميل الاتي(grievance@yemenwu.org) التابع لاتحاد نساء اليمن.

30- أي مهام أخرى ضمن نطاق الوظيفة.

Qualifications/Experience Required:

- Bachelor's degree in Business Administration, Human Resources, or a related field.

- At least one year of experience in Human Resources or Administration.

- Proficiency in Microsoft Office applications, especially Word and Excel.

- Excellent communication, organizational, and time management skills.

- Ability to work effectively as part of a team and under pressure.

Required Skills:

- Report writing and official correspondence skills.

- Organizational and filing skills.

- Accuracy and confidentiality in handling information.

- Planning, follow-up, and problem-solving skills.

- Coordination and meeting management skills.

Other:

- Full-time availability

- Good conduct and character

Ethics:

- The candidate must agree to sign the Yemeni Women's Union's Code of Conduct, Conflict of Interest, Anti-Corruption, Security and Safety, Protection, Child Protection, etc.

- The candidate must not have violated the Code of Conduct, Business Ethics, or Human Rights, or engaged in exploitation, harassment, or any form of assault during their previous employment. - Immediately report any incident of exploitation, harassment, or assault by any party, whether an employee, beneficiary, or stakeholder.

- Maintain the confidentiality of information related to the project and its beneficiaries.

Risks: - Avoid any messages or actions using the union's logo or name that could negatively impact the union's reputation with authorities, official bodies, or beneficiaries.

مؤهلات/ خبرات مطلوبة:

-درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي تخصص ذي صلة.

-خبرة لا تقل عن سنة في مجال الموارد البشرية أو الإدارة.

-إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel.

-مهارات عالية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.

-القدرة على العمل ضمن فريق وتحمل ضغط العمل.

المهارات المطلوبة:

-مهارات إعداد التقارير والمراسلات الرسمية.

-مهارات التنظيم وحفظ الملفات.

-الدقة والسرية في التعامل مع المعلومات.

-القدرة على التخطيط والمتابعة وحل المشكلات.

-مهارات التنسيق وإدارة الاجتماعات.

اخرى:

-متفرغ

-حسن السيرة والسلوك

الاخلاقيات:

-ينبغي أن يوافق المرشح لشغل الوظيفة على توقيع (مدونة قواعد السلوك، تضارب المصالح مكافحة الفساد، الامن والسلامة الصون والحماية وحماية الطفل..الخ) الخاص باتحاد نساء اليمن.

-ان لا يكون المرشح قد انتهك مدونة السوك واخلاقيات الاعمال وحقوق الانسان او مارس الاستغلال او التحرش بكافة صورهما او الاعتداء على الغير بكافة صور الاعتداء اثناء فترة عمله السابقة.

-الابلاغ الفوري عن اي حادثة استغلال او تحرش او اعتداء من قبل اي طرف سواء كان موظف او مستفيد او من اصحاب المصالح.

-الحرص على سرية المعلومات المتعلقة بالمشروع والمستفيدين.

المخاطر:

-تجنب اي رسائل او عمل باستخدام شعار او اسم الاتحاد قد يؤثر على الاتحاد سلبا بشكل عام امام السلطات والجهات الرسمية المطلعة والمتابعة او المستفيدين.