• Adhere to the recruitment policy when staffing needs arise and implement all procedures.

• Prepare employment contracts and terms of reference for required positions, utilizing the project management team.

• Create a database of project employees, archive employee files, and ensure the availability of all required documents.

• Monitor employee attendance, track attendance records from the field, and manage and organize leave.

• Disseminate information about official holidays, implement the sick leave, annual leave, and emergency leave system, and guide managers on their role in planning and approving annual leave. Prepare a timesheet for each employee.

• Prepare monthly payroll statements, adhering to work regulations, and submit them to the Accounts Unit – Finance and Administration Department.

• Assist project staff in implementing human resources policies and systems and provide them with necessary advice on all aspects of administrative procedures.

• Monitor the probationary period evaluation, monthly performance reviews based on monthly achievements, and the annual evaluation. • Measuring employee job satisfaction and proposing solutions to address obstacles.

• Attending to employee affairs and fostering positive interpersonal relationships to boost morale and promote harmonious working relationships.

• Managing contract termination procedures for the team and overseeing the handover of assigned responsibilities to employees.

• Printing and preparing project-related correspondence, tracking incoming and outgoing correspondence, and documenting it electronically and in hard copy.

• Organizing project meetings, preparing meeting minutes, and distributing meeting outcomes to relevant employees.

• Monitoring the collection of reports from the project team and archiving them promptly after approval by the direct supervisor.

• Documenting and archiving all approved project plans and reports, both manually and electronically.

• Providing support to field staff in the targeted areas and assisting the project manager in monitoring the project team.

• Maintaining complaint records.

• Submitting any financial claims, based on project activities and contracts, to the accountant after ensuring all required documentation is complete.

• Sharing requested forms with the project team and ensuring their availability when needed. • Responsible for maintaining confidentiality and not disclosing, discussing, or debating work-related secrets with others.

• Responsible for extracting and delivering any additional copies, statements, or reports without obtaining written approval from the authorized party requesting such data.

• Submitting monthly performance reports.

• Responsible for storing work-related files and documents securely in the designated location before leaving work, and for implementing data protection procedures, including backups and storage on CDs or other media.

• Performing any other similar duties assigned within the scope of the job.

• Adhering to the Code of Conduct, Business Ethics, Conflict of Interest, Anti-Corruption, and other relevant policies and international security/protection standards.

• Obligated to report any abuse or exploitation experienced by any beneficiary by any Union employee via the Union's toll-free hotline (8000999).

·الالتزام بتطبيق سياسة التوظيف عند الاحتياج الوظيفي وتنفيذ كافة الاجراءات.

·اعداد عقود العمل والشروط المرجعية للوظائف المطلوبة والاستعانة بإدارة المشروع.

·اعداد قاعدة بيانات موظفي المشروع وارشفة ملفات الموظفين والتأكد من توفر كافة الوثائق المطلوبة.

·مراقبة دوام الموظفين ومتابعة سجلات الحضور من الميدان وادارة الاجازات وتنظيمها.

·تعميم العطل الرسمية، وتطبيق نظام الإجازات المرضية والسنوية والطارئة وأرشاد المدراء إلى دورهم في تخطيط الإجازات السنوية والموافقة عليها. واعداد ال Time Sheet الخاص بكل موظف.

·اعداد كشوفات الراتب الشهرية مع مراعاة الالتزام بنظام العمل والرفع الى وحدة الحسابات – الدائرة المالية والادارية.

·مساعدة موظفي المشروع في تطبيق السياسات والأنظمة للموارد البشرية وتقديم المشورة لهم في كافة النواحي الضروري في تطبيق الإجراءات الادارية.

·متابعة تقييم الفترة التجريبية والتقييم الشهري بناء على الانجاز الشهري وكذا التقييم السنوي.

·قياس الرضا الوظيفي لدى الموظفين وتقديم المقترحات لمعالجة المعوقات.

·الاهتمام بشؤون الموظفين وتنمية العلاقات الإنسانية بما يؤدي إلى رفع الروح المعنوية وانسجام علاقات العمل فيما بينهم.

·اتخاذ اجراءات انهاء التعاقد مع الفريق ومتابعة تسليم الموظفين للعهد.

·طباعة وتجهيز المراسلات الخاصة بالمشروع ومتابعة حركة المراسلات الصادر والوارد وتوثيقها الكترونياً ويدويناً

·تنظيم الاجتماعات الخاصة بالمشروع واعداد محضر الاجتماع وتعميم مخرجات الاجتماع على الموظفين كلاً فيما يخصه

·متابعة تجميع التقارير من فريق المشروع وارشفتها اولا بأول بعد اعتماد المسؤول المباشر.

·توثيق وارشفه جميع خطط المشروع وتقارير المشروع المعتمدة يدويا والكترونيا

·تقديم الدعم والاسناد للموظفين الميدانيين في المناطق المستهدفة ومساعدة مدير المشروع في متابعة الفريق المشروع

·الاحتفاظ بسجلات الشكاوى.

·رفع أي مطالبات مالية بحسب أنشطة المشروع والعقود للمحاسب بعد استيفاء الوثائق المطلوبة لأجراء القيود المالي

·مشاركة فريق المشروع بالنماذج التي يتم طلبها وضمان توافرها عند الحاجة.

·مسئول عن حفظ أسرار العمل وعدم إفشائها أو التحدث أو مناقشة الغير بشأنها.

·مسئول عن استخراج وتسليم أي نسخ إضافية أو استخراج كشوفات أو تقارير دون الحصول على موافقة كتابية بذلك من الجهة المخول لها طلب تلك البيانات.

·الرفع بالتقارير الانجاز الشهرية.

·مسئول عن حفظ الملفات والمستندات الخاصة بالعمل بعيداً عن متناول الغير في المكان المخصص لذلك قبل مغادرة العمل وتنفيذ إجراءات حفظ المعلومات بما فيه النسخ الاحتياطية والحفظ في اسطوانات او اي وسائل حفظ اخرى.

·تأدية ما يسند اليه من أعمال مماثلة وتدخل في نطاق اختصاص الوظيفة.

·الالتزام بمدونة السلوك واخلاقيات الاعمال وتضارب المصالح ومكافحة الفساد والسياسات الاخرى ذات العلاقة ومعايير الصون/الحماية الدولية.

·يلتزم بالإبلاغ عبر الخط الساخن المجاني الخاص بالاتحاد (8000999) عن أي إساءة او استغلال قد يتعرض لها أي من المستفيدين من أي موظف تابع للاتحاد.

Required Qualifications

Bachelor's degree in Business Administration, Human Resources, or a related field.

At least one year of experience in Human Resources or Administration.

Proficiency in Microsoft Office applications, especially Word and Excel.

Excellent communication, organizational, and time management skills.

Ability to work effectively as part of a team and under pressure.

Required Skills

Proficiency in preparing reports and official correspondence.

Proficiency in organizational and filing skills.

Accuracy and confidentiality in handling information.

Proficiency in planning, follow-up, and problem-solving.

Proficiency in coordination and meeting management.

Other:

- Full-time availability.

- Good conduct and character.

Ethics:

- The candidate must agree to sign the Yemeni Women's Union's Code of Conduct, which includes provisions on conflict of interest, anti-corruption, security and safety, child protection, and other related matters. - The candidate must not have violated the code of conduct, business ethics, or human rights, nor have engaged in exploitation, harassment in any form, or assault against others during their previous employment.

- Immediately report any incident of exploitation, harassment, or assault by any party, whether an employee, beneficiary, or stakeholder.

- Maintain the confidentiality of information related to the project and its beneficiaries.

المؤهلات المطلوبة

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي تخصص ذي صلة.
2. خبرة لا تقل عن سنة في مجال الموارد البشرية أو الإدارة.
3. إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel.
4. مهارات عالية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.
5. القدرة على العمل ضمن فريق وتحمل ضغط العمل.

المهارات المطلوبة

1. مهارات إعداد التقارير والمراسلات الرسمية.
2. مهارات التنظيم وحفظ الملفات.
3. الدقة والسرية في التعامل مع المعلومات.
4. القدرة على التخطيط والمتابعة وحل المشكلات.
5. مهارات التنسيق وإدارة الاجتماعات.

اخرى:

- متفرغ

- حسن السيرة والسلوك

الاخلاقيات:

- ينبغي أن يوافق المرشح لشغل الوظيفة على توقيع (مدونة قواعد السلوك، تضارب المصالح مكافحة الفساد، الامن والسلامة الصون والحماية وحماية الطفل..الخ) الخاص باتحاد نساء اليمن.

- ان لا يكون المرشح قد انتهك مدونة السوك واخلاقيات الاعمال وحقوق الانسان او مارس الاستغلال او التحرش بكافة صورهما او الاعتداء على الغير بكافة صور الاعتداء اثناء فترة عمله السابقة.

- الابلاغ الفوري عن اي حادثة استغلال او تحرش او اعتداء من قبل اي طرف سواء كان موظف او مستفيد او من اصحاب المصالح.

- الحرص على سرية المعلومات المتعلقة بالمشروع والمستفيدين.